Du mal à gérer le planning de vos salariés ? Utilisez un logiciel !

La performance d’une entreprise se mesure à la qualité de ses ressources humaines. Ce sont les collaborateurs qui participent de la bonne organisation des processus. C’est d’ailleurs ce qui justifie la création d’un planning des collaborateurs. Le but de ce planning est de gérer au mieux le capital humain à travers des outils adaptés. En effet, un bon planning exige de la méthode, car c’est un facteur capital pour la pérennité de l’entreprise.

Alors qu’un calendrier partagé pour les entreprises de petite taille peut suffire quand il s’agit de mettre en place le planning d’un nombre réduit d’employés, un logiciel plus complet peut devenir indispensable pour faire concorder les emplois du temps d’un grand nombre de salariés. Le logiciel de gestion du temps permet une organisation efficace et s’avère avantageux pour l’ensemble de la structure.

La gestion du planning horaire : qu’en est-il réellement ?

Quel que soit le secteur d’activité, il est important de bien s’organiser afin d’atteindre une performance remarquable. La gestion du planning du personnel ou encore la « planification des ressources humaines » consiste pour une entreprise à :

• Organiser le travail des collaborateurs en définissant les horaires et à veiller à la distribution des tâches de façon professionnelle ;
• Optimiser les moyens humains disponibles pour un poste de travail en tenant compte des compétences et des disponibilités de chacun des membres ;
• Coordonner la gestion du planning entre chaque équipe ;
• Gérer les situations imprévues et les flux d’activités irréguliers afin d’éviter les situations de sous-effectifs ou de sureffectifs.

Pour réussir cette organisation, il faudra tenir compte non seulement des objectifs de production ou de services, mais aussi de la législation du travail, c’est-à-dire du temps de repos, des jours travaillés, etc. De même, il faut intégrer le respect de l’équité au travail entre les collaborateurs et les attentes individuelles pour une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle. L’intérêt de la planification horaire se fait plus remarquer dans les organisations où la coordination du personnel est indispensable. C’est ce qui permettra d’assurer l’efficacité et la continuité de service.

Toutefois, dans bien d’entreprises ou organisations, la gestion du planning des collaborateurs se fait encore par Excel. Mais, il faut reconnaitre que cela comporte de nombreuses failles, provoquant ainsi des pertes de temps et multipliant les risques d’erreurs.

Par contre, trouver un logiciel de gestion du planning offre une vision centralisée de l’organisation du travail. Il permet de gérer les salariés de façon efficace et professionnelle en ajustant les ressources humaines en fonction des objectifs de fonctionnement et en suivant des indicateurs de performance réels.

La gestion du planning des salariés : quelques préalables s’imposent

Certes, la mise en place d’un système de fonctionnement pour les salariés est importante, mais cela ne peut se faire sans l’identification des contraintes. En effet, ce qui est primordial est d’identifier d’abord les besoins de l’entreprise. En l’espèce, on peut parler par exemple du nombre de salariés utiles pour assurer l’opérationnalisation de l’entreprise dans une période donnée. De même, il faudra définir la contrainte liée au temps. Il s’agit là des horaires et les besoins par salarié. Pour bien mener cette analyse, il est nécessaire pour le manager de connaitre réellement son équipe et les exigences de chacun des membres de l’équipe.

Notez donc que le défi d’un planning équilibré et qui fonctionne sur le long terme consiste à trouver la bonne formule pour satisfaire à la fois les salariés, le manager, mais surtout l’entreprise. En tant que tel, il est essentiel de tenir compte du travail effectué les jours non ordinaires pour lesquels il est obligatoire de calculer les heures supplémentaires et de vérifier le cadre légal. Ce n’est qu’après ces préalables que la création du planning peut se faire.

Il existe sur le marché plusieurs logiciels permettant de gérer le planning des salariés, chacun avec ses spécificités fonctionnelles. C’est le cas du logiciel de planning ManaTime qui est une solution idéale pour gérer la présence des salariés au sein d’une entreprise. Contrairement aux solutions existantes spécialisées dans la gestion de planning et des congés payés, Mana Time peut, quant à elle, être utilisée par un nombre d’usagers illimité. Ceci se justifie par les différentes formules qu’elle propose. Consultez les formules ManaTime pour découvrir ce qui convient le mieux à la structure de votre entreprise.

Les fonctionnalités d’un logiciel de planning des salariés

Facile d’utilisation, un logiciel de planning est une solution efficace pour gérer la présence des salariés au sein d’une entreprise. Son interface simple d’utilisation assure une prise en main rapide et intuitive qui devra convenir à tous. Grâce à un logiciel de planning, la gestion des congés devient plus facile. L’avantage d’un logiciel de planning performant est qu’il peut être utilisé par un nombre d’usagers illimité. Il suffit de choisir l’offre qui s’adapte le mieux à votre entreprise.

L’optimisation du temps

Un bon logiciel de planning, à l’instar du logiciel ManaTime, permet d’améliorer l’efficacité d’une entreprise dans la gestion des plannings de congés. Il offre en général un service de dématérialisation dans la gestion des ressources humaines. En effet, un processus de gestion dématérialisée des ressources humaines est un gage de fiabilité et de rapidité au sein de l’entreprise qui permet de réaliser des économies substantielles au quotidien. C’est donc un moyen idéal pour optimiser votre temps dans la gestion du planning dans votre structure.

La solution ManaTime est par exemple accessible pour tous depuis n’importe quel support muni d’une connexion internet. Son tableau de bord clair et ergonomique vous permettra ensuite de visualiser en quelques secondes, et à tout moment, l’ensemble des absences au sein de l’entreprise. Cette solution en ligne offre l’avantage d’être entièrement personnalisable selon les besoins de l’entreprise. Vous avez la possibilité d’ajouter les types de congés ou de contrats, de créer plusieurs services avec des administrateurs, mais aussi de mettre au point des modules personnalisés. L’avantage de ce logiciel est qu’il existe en version d’essai gratuite illimitée en temps, et la formule reste sans engagement. Vous aurez à disposition des conseillers techniques français et une assistance par email et par messagerie. L’hébergement des données est sécurisé en Europe, et il s’agit d’un logiciel conforme au RGPD.

La gestion des projets

Autre avantage d’un logiciel de planning est qu’il permet l’optimisation de vos projets. Simple et efficace, le logiciel de planning vous aidera à assurer un meilleur management et à améliorer le travail collaboratif entre tous les utilisateurs. Il peut disposer d’outils pour les PME favorisant une vue par projet, des filtres, la charge de travail, etc.

Par ailleurs, de nombreux types de rapports peuvent être générés à travers un logiciel de planning. Par exemple, le nombre d’heures travaillées par ressource par semaine ou par mois, nombre de jours de congés pris par employé, etc. Toutes les informations peuvent être extraites vers les tableaux croisés dynamiques Excel. Ainsi, il est tout à fait possible de créer des modèles de rapports personnalisés.

Découpage et distribution de la paie automatique

L’automatisation du classement des bulletins de salaire vous permet de sous-traiter une tâche fastidieuse tout en élevant la qualité de votre travail. Grâce à cette fonctionnalité du logiciel de planning, plutôt que d’être concentré sur le découpage, vous envoyez tout simplement vos fiches de paie aux formats PDF ou images sur le logiciel. Dès la réception des documents, l’intelligence artificielle du logiciel se chargera d’extraire les informations qui seront nécessaires tels que les noms et prénom, le montant du salaire et la période concernée. Lorsqu’un bulletin de paie est validé, le salarié concerné peut le consulter sans avoir besoin de vous contacter. Il est directement présent sur son compte professionnel annexé au logiciel.

Avec ce logiciel de planning, vous êtes certain d’avoir fini avec les erreurs qui pourraient être faites par le gestionnaire de paie grâce à une double vérification efficace.

Comment bien choisir le logiciel de planning des salariés ?

Un logiciel de planning vous permet d’organiser et de gérer les horaires de vos employés. Cependant, les employés peuvent accéder à leurs calendriers. Ils peuvent aussi pointer leurs heures de travail et planifier ainsi leurs congés. Grâce à ce logiciel, le manager peut attribuer les tâches aux différents collaborateurs en fonction de leur domaine de spécialisation et de gérer les changements d’équipe. Pour choisir le bon logiciel de planning, vous devez tenir compte de certains aspects.

• Vos besoins : il vous faudra définit ce que vous attendez d’un logiciel de planning. Cela vous permettra de visualiser les solutions que vous souhaitez apporter à votre organisation.
• Les fonctionnalités : il est important de connaitre les fonctionnalités dont vous souhaitez disposer. Pour cela, il faut examiner les différentes fonctionnalités et définir celles que vous jugez indispensables, celles que vous vouliez avoir et celles qui ne sont pas prioritaires pour vous.
• Les caractéristiques générales : vous devez définir l’outil que vous recherchez (en cloud ou en local, son évolution, les intégrations, son adaptabilité, les capacités mobiles, la convivialité du logiciel, etc.).

En somme, pour rendre plus performante la gestion de votre entreprise, il est indispensable de faire recours à l’utilisation d’un logiciel de planning adapté à vos besoins en interne. Contrairement au tableau Excel, le logiciel a l’avantage de vous fournir une large fonctionnalité que vous pouvez adapter à vos contraintes personnelles.