La vie d’étudiant ne se limite pas qu’aux séances de cours et les devoirs de maison ou les examens de fin de trimestre. Elle prend en compte bien d’autres occasions festives telles que les sorties entre amis, les galas d’excellence ou de fin d’année, les fêtes de réussite et surtout les week-ends d’intégration. En début d’année scolaire, le WEI s’organise pour l’intégration de la promotion entrante. Son utilité réside dans le fait qu’elle permet aux nouveaux étudiants de rencontrer les anciens et de découvrir brièvement la vie de l’école à travers des activités et discussions diverses. Un weekend d’intégration reste avant tout une occasion festive marquée cependant par plusieurs enjeux et donc il nécessite une organisation en bonne et due forme. Dans ce dossier, nous abordons les phases importantes à prendre en compte pour réussir cet événement.
Sommaire
1. Informer l’école et obtenir son consentement
Comme tout événement, le WEI constitue une occasion assez importante pour installer la bonne ambiance dans une école. C’est l’opportunité pour plusieurs étudiants de découvrir de nouvelles personnes et de nouvelles choses. Non seulement c’est l’un des premiers événements de l’année scolaire, il constitue une porte d’intégration aux nouveaux étudiants. C’est donc la première occasion pour faire bonne impression et la réussite de cet événement reste capitale. Avant de commencer à dresser un plan d’organisation ou de contacter une agence de voyage pour groupes, vous devez d’abord informer la première autorité concernée par cet événement : l’administration de votre école. Quoique généralement elle ne prenne pas part au WEI, la décision de l’école reste déterminante pour la suite du processus. C’est avant tout, l’image de l’établissement qui est en jeu et l’école reste responsable des programmes scolaires et de toutes les fêtes qui animent la vie de l’école.
L’autorisation de l’école et des parents
Après avoir informé l’école, vous devez par le même canal demander son autorisation quant à l’organisation du weekend d’intégration. Cette démarche reste aussi nécessaire que l’information. De la réponse de votre école dépend la suite de l’événement. Une fois que l’administration vous refuse son autorisation, vous ne pouvez donc pas organiser le WEI. Le directeur et son équipe doivent percevoir avant tout l’utilité de cet événement et vous devez leur montrer son opportunité ou son intérêt afin qu’ils vous donnent leur autorisation. Ils posent généralement des conditions pour la sécurité pour que tout se passe dans l’ordre, dans le respect des idéaux et des valeurs de leur entité. Sur leur demande, vous devez les convaincre du fait que vous avez prévu des balises de sécurité et de bonne organisation.
En plus de l’autorisation de votre école, vous devez exiger aux étudiants mineurs d’obtenir de leurs parents une autorisation parentale. Ces derniers doivent attester du fait qu’ils ont été informés du WEI et qu’ils acceptent laisser leur enfant y participer.
2. Former l’équipe ou le comité d’organisation
Seul, vous ne pouvez pas organiser un bon weekend d’intégration pour des dizaines d’étudiants. Vous devez associer une équipe pour qu’elle gère les tâches avec vous. Comme dans n’importe quelle organisation, seul, vous ne pouvez pas percevoir tous les détails. La présence d’autres personnes vous aide à chasser plusieurs loups à la fois et à mettre vos nombreuses idées sur papier. Ainsi, nous vous conseillons de former un comité d’organisation en bonne et due forme avec quelques postes tels que :
- Le Président chargé de coordonner toutes les séances et toutes les activités du groupe. Il expose les idées générales pour le WEI et analyse les réponses des autres afin d’arrêter ensemble avec eux, un plan bien précis. C’est l’intermédiaire direct entre son équipe et les étudiants et l’administration ;
- Le secrétaire est chargé de produire les comptes rendus des séances, des rencontres et d’écrire les rapports d’activités. Il se charge également de la rédaction des courriers à envoyer à l’administration, aux étudiants et aux parents dans certains cas ;
- Le trésorier s’occupe de la gestion financière du projet. C’est lui qui encaisse les cotisations et gère le budget sous le contrôle de son équipe. À la fin du WEI, il produit un rapport financier et présente les bilans comptables simplifiés ;
- Le communicant reste très important dans l’organisation du WEI. Il se sert de plusieurs canaux de communication pour rendre visible l’événement et susciter par la même occasion la volonté de plusieurs sinon de tous d’y participer ;
- Le responsable activités se charge de proposer et d’organiser les activités qui vont meubler le WEI. Il peut présenter des fiches d’activités afin de rester précis et d’animer au mieux le WEI.
Un comité bien défini avec des tâches ou missions attribuées à chaque poste augmente les chances de réussite de l’événement. Ne commettez pas l’erreur d’aller au-delà de 10 membres dans le comité. Cela pourrait créer une confusion constante et mettre à mal la communication interne.
3.Programmer votre WEI
Pour programmer votre weekend d’intégration, vous devez tout d’abord prendre en compte le calendrier scolaire de votre école. Ne choisissez pas une date qui coïncide avec une semaine de cours ou des examens. Veuillez choisir une date qui prend en compte la liberté des agendas en général et tenez toujours informée l’administration de vos démarches et processus. Après la date, veuillez choisir un lieu qui plaira à la majorité. Compte tenu des moyens que vous avez pu réunir, choisissez un lieu qui peut vous aider à couvrir facilement les charges et à passer votre WEI en toute sécurité. Le choix du lieu doit prendre en compte une analyse du coût alloué aux moyens de transport prévus pour le voyage ou le déplacement. Le principe à respecter ici, c’est de choisir un lieu à la hauteur de l’événement qui sonnera fort dans la tête des étudiants. C’est le premier indice qui les renseigne sur la beauté du WEI. Veuillez prendre en compte l’actualité avant de choisir un lieu. La sécurité des étudiants importe et vous devez donc opter pour une destination jugée sûre et sécurisée pour le weekend. Une visite sur place du comité d’organisation avant la date de l’événement ne parait pas inutile. Elle vous permettra d’ailleurs d’analyser les possibilités d’animations et de savoir comment exploiter le paysage et l’environnement.
4. Développer avant tout de belles fiches d’animations
Les activités au programme constituent le premier appât pour accrocher de nombreux étudiants. Après tout, le WEI demeure une occasion de découvertes, de divertissement, de festivités et d’un peu de folies quand même. Vous pouvez prévoir des activités développées par vous-mêmes ou des animations dirigées par une équipe professionnelle. N’hésitez pas à demander aux étudiants de proposer des animations qu’ils voudraient essayer pendant le WEI. Cela les impliquera dans le processus et ils se sentiront plus concernés. De même, veuillez prendre en compte les moyens disponibles avant de valider les types d’animations surtout celles qui nécessitent beaucoup d’investissement sur tous les plans. Plusieurs jeux et distractions permettent aux jeunes de ne pas s’ennuyer du tout. Une partie DJ peut s’avérer utile et si vous disposez des moyens, vous pouvez solliciter un magicien. En plus des programmes qui entrent dans le cadre du divertissement, n’oubliez pas de bien insérer les moments de présentation, de discussions de la vie d’étudiants et n’hésitez surtout pas à prévoir des activités ou jeux de société qui favorisent le tissage de liens entre les participants.
5. Lancer les inscriptions
C’est le moment de connaitre la liste des participants. Vous devez lancer de façon un peu solennelle les inscriptions au WEI. Pour vous faciliter la tâche, veuillez créer un formulaire d’inscription en ligne intuitif qui présente en même temps aux étudiants les enjeux, les activités, les avantages du weekend d’intégration auquel ils veulent participer. Ils doivent se sentir concernés et pour cela ne manquez pas de vous rapprocher de certains étudiants pour leur en parler par différents canaux. Pour enregistrer plusieurs participants, vous devez lancer très tôt les inscriptions et ne pas oublier de répéter l’information. Relancez très souvent l’information et aidez les participants à payer plus facilement le billet. Pour plus d’efficacité, vous pouvez prévoir sur le formulaire une partie pour prendre des informations supplémentaires du participant telles que :
- Les allergies alimentaires et autres ;
- La taille de t-shirt ;
- Les antécédents médicaux ;
- Les phobies, etc.
Cela vous aidera à savoir à quoi vous en tenir avant la date finale. Quand une inscription se valide, ne manquez pas de le confirmer au participant.
6. Communiquer sur le WEI
C’est une phase importante du projet. Vous devez communiquer sur le WEI afin de susciter plus d’engouement. Utilisez différentes stratégies et restez présents sur les médias sociaux tels que Facebook, Twitter, Instagram, etc. Vous pouvez créer des groupes de discussions à cet effet et les animer à des heures fixées. Pendant le WEI, ne manquez pas de prendre des photos, de filmer des scènes et de réaliser des interviews à publier plus tard sur les canaux de communication et sur le site de l’école. Plusieurs supports vous aident à réussir votre communication. Entre autres nous pouvons citer :
- Les T-shirts ou Sweats personnalisés ;
- Les gobelets personnalisés ;
- Les affiches publicitaires ;
- Les Flyers ;
- Les spots publicitaires ;
- Les badges pour tous les participants, etc.
Plusieurs autres solutions existent pour impacter votre communication. C’est à vous de choisir celle qui vous convient et s’adapte à vos moyens financiers.
