Pourquoi les sociétés devraient-elles utiliser un logiciel de planning d’horaires ?

Certaines entreprises utilisent encore Excel, Google Sheets ou Google Calendar pour gérer les horaires de leurs employés. Bien que ces outils puissent fonctionner pour un personnel dont le nombre est réduit, ils deviennent rapidement inefficaces lorsque les équipes prennent de l’ampleur. Ces outils gratuits finissent également par coûter cher aussi bien en temps qu’en erreurs à la structure. Pour éviter cet état de choses, plusieurs entreprises se tournent alors vers des logiciels de planning d’horaires. Si vous n’avez jusque-là pas la certitude que ces logiciels constituent la meilleure alternative, alors consultez le présent article. Vous y découvrirez les différentes raisons pour lesquelles le recours à un logiciel de planning d’horaire demeure la solution la plus adéquate.

Améliorer la productivité de l’ensemble du personnel

La réalisation du planning d’horaires est une tâche qui n’échappe bien évidemment à aucun manager. Cet exercice est même à la base de leur travail de management. Bien qu’elles soient laborieuses, des tâches telles que la création de l’horaire, les modifications et la validation des heures travaillées sont essentielles à la bonne marche des activités de l’entreprise. L’un des inconvénients majeurs de ce type de tâches demeure toutefois leur grande lourdeur. Ils empêchent même en général les managers de passer plus de temps avec leurs employés et leurs clients.

C’est donc dans le but de réduire de manière considérable le temps nécessaire à la réalisation desdites tâches que les logiciels de plannings d’horaires ont été conçus. Afin de répondre aux différents besoins des managers, plusieurs de ces logiciels offrent une multitude de fonctionnalités.

Un logiciel de planning d’horaires peut notamment jouer le rôle :

• D’une émargeuse ;
• D’un outil de communication ou tout simplement ;
• D’un outil dédié au planning des heures de travail.

Un logiciel de planning permettra par ailleurs au manager d’une entreprise de centraliser efficacement et en un rien de temps toutes les opérations. Un tel outil peut également l’aider à éviter de commettre certaines erreurs qui en temps normal compromettraient la bonne marche des activités de la structure. Notons aussi que certains logiciels offrent la possibilité aux employés de faire en un rien de temps leurs demandes de congé et de modifications d’emploi du temps directement à partir de leur smartphone. Finis donc les SMS et les messages sur Facebook des employés qui veulent obtenir un congé. Ici, l’avantage de cette solution réside bien évidemment dans le fait que les managers ne risquent plus d’oublier ou d’omettre les diverses demandes effectuées par les employés.

Éviter l’accumulation de retard numérique

Depuis plusieurs années, les tendances numériques évoluent de plus en plus rapidement. Plus un manager décide d’attendre, et plus il sera alors difficile pour lui de parvenir à mettre à jour l’entreprise au sein de laquelle il travaille. Le fait de toujours rester à l’affût des nouvelles technologies est également une solution grâce à laquelle il ne perdra pas son efficacité. Il pourra donc être performant à tout moment, ce qui contribuera bien entendu au développement des activités de la structure.

Il faut cependant l’avouer, l’implantation d’un nouveau logiciel fait parfois peur à certains managers. Cela ne devrait toutefois pas être le cas, puisque les logiciels de planning des horaires sont en général assez faciles à utiliser. Pour une utilisation aisée et optimale, l’idéal est de prendre le temps de s’informer au préalable sur les démarches à suivre. Cela fait, la période de transition sera alors assez courte. Les résultats seront quant à eux observés très rapidement. L’on remarquera notamment une meilleure organisation des activités ainsi que l’amélioration de la performance des employés.

Utiliser des outils adaptés aux différents besoins

À qui s’adressent ces logiciels de planning d’horaires ? Telle est la question que se posent de nombreux managers. Ces outils s’adressent sans aucun doute possible à toutes les entreprises (qu’elles soient petites ou moyennes) et ce peu importe le secteur dans lequel elles œuvrent. Les bons logiciels peuvent par ailleurs s’adapter à toutes les réalités, car ils sont très souvent flexibles et faciles à utiliser. N’importe quel employé qui est à l’aise avec la technologie peut donc rapidement comprendre le fonctionnement d’un logiciel de planning d’horaires. Il pourra également utiliser cet outil sans aucune difficulté et profiter de tout le potentiel dont il dispose. Plusieurs logiciels offrent par ailleurs des plans gratuits qui permettent de tester leurs fonctionnalités au sein des entreprises qui souhaitent s’en doter, mais qui éprouvent encore quelques réserves. Si tel est aussi votre cas, et que vous tenez à savoir quel logiciel convient le mieux à vos besoins, l’idéal serait de prendre le temps de tester plusieurs modèles au préalable. Gardez également en tête que tous les logiciels ne sont pas identiques. Certains seront donc plus faciles à utiliser ou proposeront même de meilleures solutions pour votre réalité.

Faire des économies non négligeables

En dehors des avantages évoqués dans les précédents paragraphes, il faut aussi souligner ici que les logiciels de planning d’horaires sont des outils qui contribuent à l’amélioration de l’efficacité des managers. Puisqu’ils sont désormais plus performants, ils parviennent alors à faire réaliser à l’entreprise des économies de temps plutôt significatives. Ces logiciels permettent aussi d’éviter la survenue de nombreuses erreurs qui peuvent rapidement devenir très coûteuses pour une entreprise. Le recours à de tels outils peut donc aider une entreprise à réduire ses dépenses. En outre, les dépenses liées aux versions plus performantes et complètes des logiciels de planning peuvent quant à elles être rentables assez rapidement. Les badgeuses qui sont proposées par les logiciels facilitent de leur côté la validation des heures de travail effectuées par les employés. Les erreurs d’inattention pourront donc être éliminées. De plus, la validation des heures de travail se fera désormais en un seul clic. 

Toujours pas convaincus ?

Hésitez-vous encore à utiliser un logiciel de planning d’horaires ? Avez-vous peur que vos salariés aient du mal à adopter ce changement ? Si oui, il existe des outils gratuits tels qu’Excel, Google Calendar et Google Sheets vers lesquels vous pouvez vous tourner. Nous vous suggérons tout de même de ne pas prendre cette décision à la légère, car le recours à des méthodes de travail efficaces constitue l’une des clés du succès.