Idées

5 conseils pour optimiser la gestion de vos documents

Dans toute entreprise, une équipe championne repose en général sur un système de gestion des documents très efficace. Un système intelligent d’archivage et de récupération des documents permet d’obtenir un système de gestion efficace dans son ensemble. Une meilleure productivité et une expérience de travail sans stress sont possibles grâce à un espace de travail organisé et efficace.

L’organisation des documents physiques


L’organisation de l’espace de travail est la règle d’or du succès sans laquelle une entreprise ne peut évoluer. Quand les documents ne sont pas bien triés, il est peu probable de réussir à l’école, à l’université, au bureau ou dans les entreprises. Suivez ces conseils simples de gestion des papiers et constatez la différence :

  • Rassemblez tous les documents ;
  • Classez-les par catégorie ;
  • Séparez les documents essentiels ;
  • Entretenez-les régulièrement ;
  • Faites preuve de simplicité dans votre classement ;
  • Utilisez des boîtes de rangement et étiquetez-les clairement et pour un usage précis ;
  • Désencombrez régulièrement.

L’organisation et la gestion des fichiers électroniques


À l’ère du numérique, la dématérialisation de documents est l’aspect le plus crucial d’un système de gestion des documents. Les entreprises du monde entier élaborent des stratégies particulières pour garantir un système de gestion de documents sûr et pratique.

En outre, si un document est nécessaire après des années de création, il doit être facilement accessible à tous. Un plan de gestion documentaire idéal inclut tous les aspects des documents, depuis leur création jusqu’à leur stockage, leur récupération, leur sauvegarde et leur sécurité.

L’utilisation d’une seule plateforme de stockage en nuage

Pour une efficacité maximale, il faut s’assurer que toute l’équipe utilise la même plateforme de stockage dans le cloud. L’existence de nombreux services de stockage en nuage dans la même entreprise rend difficiles, voire impossibles, la recherche et le partage des documents.

Il faut choisir une plateforme et s’y tenir. En autorisant les employés à utiliser l’application de stockage en nuage de leur choix, il faut s’assurer d’utiliser un outil commun adéquat. Il peut aider à rassembler en un seul endroit tous les travaux provenant des différentes applications de stockage en nuage.

L’utilisation des dossiers imbriqués

Les dossiers imbriqués ajoutent une hiérarchie naturelle au système d’organisation et permettent de structurer les informations de manière systématique. Avec chaque couche de dossiers imbriqués, on se rapproche un peu plus du résultat recherché, ce qui permet de suivre facilement un certain chemin vers l’information.

Il faut s’assurer que les dossiers présentent un classement logique par hiérarchie en commençant par le dossier principal. Pour cela, il faut créer des sous-dossiers pour les différents départements/équipes/sujets.

L’organisation des courriels (documents et pièces jointes)

Depuis que les e-mails sont entrés dans nos vies, ils sont rapidement devenus la forme principale de communication personnelle et professionnelle. Une gestion efficace des e-mails est donc l’une des étapes cruciales de la gestion des documents professionnels officiels.

C’est là qu’un logiciel de gestion des e-mails s’avère utile. Ce type de logiciels permet de conserver les messages électroniques et les pièces jointes dans un système de gestion des documents contrôlé.

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