La gestion des notes de frais constitue un processus fastidieux à cause de sa complexité, sa densité et son coût pour les entreprises. C’est encore plus difficile quand on le fait de manière classique. La meilleure façon de procéder est d’utiliser un logiciel de notes de frais. Nous vous invitons à découvrir dans cet article pourquoi vous devez impérativement utiliser un logiciel des notes de frais dans votre entreprise.
Sommaire
Les difficultés liées à la gestion des notes de frais dans les entreprises
Plus une entreprise grandit, plus elle recrute beaucoup de personnels afin de poursuivre sa croissance. De ce fait, la gestion administrative s’alourdit et il faut impérativement éviter d’y perdre le temps. Entre autres, le processus de gestion manuel des notes de frais peut constituer un élément de perte de temps et de baisse de productivité. Pour pallier ce problème, il est conseillé d’utiliser un bon logiciel de gestion des notes de frais.
Les avantages d’utiliser un logiciel de notes de frais dans une entreprise
L’utilisation d’un logiciel de notes de frais comme N2F permet l’amélioration de la gestion financière de votre entreprise par son automatisme. Ainsi, vous pourrez affecter le personnel à d’autres services plus importants. A cet effet, il permet de :
- gagner assez de temps et d’efficacité ;
- réduire les risques d’erreurs et les tentatives de fraudes,
- rembourser rapidement,
- réaliser des économies.
Le gain de temps et d’efficacité
La gestion manuelle des notes de frais constitue un vrai casse-tête pour nombre de salariés de leurs employeurs. L’automatisme dans l’utilisation d’un logiciel de notes de frais permet d’aller plus vite dans le processus, notamment les demandes de validation.
Aussi, la transmission des justificatifs peut se faire de manière dématérialisée. En définitive, le logiciel de gestion des notes de frais se chargera de lire, analyser et de catégoriser vos documents.
Réduction des risques d’erreurs et tentatives de fraudes
L’automatisation des tâches permet une réduction stricte des erreurs. Aussi, la numérisation instantanée des justificatifs permet de limiter énormément les risques de perte de ceux-ci. En ce qui concerne les fraudes, l’avènement des scanners intelligents vous permet de supprimer l’altération des reçus et d’identifier les doublons lors de la numérisation des justificatifs.
Ainsi, le logiciel limite les énormes pertes qu’enregistrent les entreprises par an. Le logiciel de gestion des notes de frais vous donne une meilleure transparence lors de vos processus. Cela vous rend honnête en cas de contrôle par l’URSSAF.
Rapidité de remboursement
L’utilisation d’un logiciel des notes de frais réduit la durée de la procédure de traitement des notes de frais, d’où son efficacement lors des remboursements. De ce fait, il permet de consolider l’assurance des entrepreneurs.
Des économies à réaliser
Si l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais permet d’y passer moins de temps, elle permet bien évidemment de faire des économies. Moins de temps dans les démarches de gestion des frais, c’est moins de charges. Le temps, c’est de l’argent dit-on. Et cela l’est plus encore pour les entreprises.
